Prendre des notes pendant un rendez-vous client est une pratique souvent sous-estimée, mais pourtant essentielle ! Que ce soit pour ne rien oublier, structurer les échanges ou renforcer la relation de confiance, cette habitude fait toute la différence dans le suivi commercial et la satisfaction client. Observons l’impact de la prise de notes.
Ne rien laisser au hasard : sécuriser les informations clés
Lors d’un rendez-vous, le client partage des informations précieuses : attentes, contraintes, préférences ou encore délais. Le client vous raconte toute son histoire. Aussi, rappelons que nous obtenons ce informations que si nous posons des questions et de préférences ouvertes. Compter uniquement sur sa mémoire est risqué. En prenant des notes, vous consignez immédiatement les éléments importants, réduisant ainsi le risque d’erreurs ou d’oublis. Cela vous permet également de revenir sur les points évoqués avec précision, même plusieurs semaines plus tard.
D’autre part, je vous invite vivement de noter avec les mots du client. Pourquoi ? Derrière chaque mot, le client a une représentation. Cette représentation peut être différente de la notre et nous amener à interpréter. Au moment de la re-formulation ou résumé, en reprenant une formulation différente, vous prenez le risque d’envoyer un message qui dit que vous n’avez pas compris ou détecter ses besoins.
La prise de notes renforce la confiance et montre du professionnalisme
Le simple fait de prendre des notes en face du client envoie un signal fort : vous accordez de l’importance à ses propos. Cela renforce son sentiment d’être écouté et pris au sérieux. Cette attention aux détails nourrit la confiance et crédibilise davantage votre posture professionnelle. Est-ce que vous imagineriez un serveur prendre une commande de vos plats sans les noter ? En plus, vous serez mieux préparé pour proposer des solutions personnalisées et adaptées.
Préparer des suivis efficaces et personnalisés
Les notes prises pendant le rendez-vous servent de base à vos futures actions. En effet, très souvent le business se fait en plusieurs rendez-vous. Le premier RDV, sert à identifier les besoins et attentes, et le deuxième est la présentation de l’offre. Dans le R2, on démare toujours par le résumé de ce qui a été dit et convenu lors de la précédente rencontre.
Par conséquent la prise de notes facilite la rédaction de comptes-rendus, de propositions commerciales ciblées ou encore d’e-mails de suivi précis. Cela vous permet de maintenir un haut niveau de qualité dans la relation client et d’anticiper ses besoins lors des prochaines étapes du projet.
La prise de notes favorise l’écoute active et l’interaction
Contrairement à une idée reçue, prendre des notes ne détourne pas l’attention : cela encourage au contraire une écoute plus attentive. Noter les points clés vous aide à rester concentré et à reformuler les attentes du client en temps réel. Cette pratique améliore la qualité des échanges et ouvre la porte à des questions plus pertinentes. J’aime à dire en formation, qu’il faut privilégier la connexion au départ de la relation, plutôt que chercher le résultat !
Conclusion : une habitude simple pour des relations clients durables
La prise de notes lors d’un rendez-vous client est un outil puissant au service de la relation commerciale. Elle optimise la mémorisation, structure vos suivis, et démontre votre engagement professionnel.
En adoptant cette bonne pratique, vous augmentez significativement vos chances de conclure des affaires tout en fidélisant vos clients sur le long terme.
